El derecho de acceso

El Archivo Municipal de Chozas de Canales reúne, conserva, organiza y difunde los documentos con un objetivo claro: prestar un servicio público. Este servicio puede ir dirigido a la propia administración que ha producido esos documentos, el Ayuntamiento, como apoyo y auxilio para que pueda llevar a cabo su gestión administrativa. O también puede ir dirigido a los ciudadanos, bien con una finalidad cultural y educativa, o con una finalidad legal y garantista, es decir, los documentos que se conservan en los archivos constituyen pruebas y testimonios que pueden servir para la defensa de los intereses de los administrados.  

El acceso a los archivos es un derecho reconocido en nuestro ordenamiento jurídico al más alto nivel. El artículo 105.b de la Constitución Española de 1978 dice que la Ley regulará el derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y la defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas. Evidentemente, este precepto será recogido en las normas de aplicación al ámbito local como la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local, en el RD 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales. Y también se recoge en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Normativa que regula el derecho de acceso

Las disposiciones normativas vigentes que regulan el derecho de acceso a los archivos y a la información pública en general son numerosas y provienen del ordenamiento jurídico a nivel Europeo, Estatal y Autonómico.  

Para su aplicación existen una serie de normas que regulan este derecho de manera genérica estableciendo principios, límites, excepciones y plazos para la consulta de los documentos como podría ser la Ley de Patrimonio Histórico Español, las leyes de archivos y patrimonio documental autonómicas, el RD que establece el Sistema Español de Archivos, o la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno. Pero además, también existen otras disposiciones normativas que regulan materias específicas como  puede ser la salud, el medio ambiente, el catastro inmobiliario, el tratamiento de datos de carácter personal o el padrón municipal de habitantes, entre otras, que dedican parte de su articulado a legislar el acceso a la información sobre esa materia.

A pesar de la dispersión normativa, los supuestos que limitan el acceso a los documentos están tasados y excluye de la consulta a:

• Aquellos documentos que, según la legislación vigente, afecten a la averiguación de los delitos y a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada, familiar y a su propia imagen.
• Aquellos documentos que se encuentren en malas condiciones de conservación o corran el riesgo de deteriorarse con el uso.

Puedes consultar la legislación vigente y permanentemente actualizada en materia de Archivos y Patrimonio Documental en el Código de Archivos y Patrimonio Documental.

Procedimiento para acceder al Archivo Municipal

Dependiendo de los documentos que se quiera consultar el procedimiento para acceder al Archivo será distinto:

• La consulta de documentos históricos de libre acceso únicamente requiere acudir al Archivo provisto del DNI y seguir las instrucciones dadas por el Archivero para formalizar la consulta y adoptar las medidas de seguridad y prevención en el tratamiento de los materiales que vaya a consultar. Las únicas limitaciones que podrá encontrar al respecto serán las derivadas del estado de conservación de los documentos y de la disponibilidad de reproducciones en otros soportes que eviten el contacto con el original.

• La consulta de documentos que aún no han alcanzado la edad histórica y aquellos que habiéndola alcanzado son de acceso restringido, con independencia de que el solicitante tenga la calidad de interesado, requiere una solicitud formal en el Registro del Ayuntamiento (telemática o presencial) y una resolución administrativa autorizando (total o parcialmente) o denegando el acceso.

Para cualquier duda sobre el acceso al Archivo puede enviarnos su consulta a través de este formulario: