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Servicios del Archivo

¿Qué servicios presta el Archivo?


     

 

 


  

¿Qué es un Archivo Municipal?

 

Mariano García Ruipérez, Archivero Municipal del Ayuntamiento de Toledo, nos ofrece una de las definiciones más amplias y completas en su trabajo titulado Los Archivos Municipales. Qué son y cómo se tratan publicado en Gijón, en la editorial Trea, en el año 2009.

Para este Archivero, el Archivo Municipal es un servicio público de carácter administrativo especializado en la gestión y tratamiento de la documentación, en su custodia y divulgación. También podemos emplear este término para designar al conjunto formado por todos los documentos conservados en un Ayuntamiento, procedan de uno o de varios fondos documentales. El fondo documental estaría constituido por conjunto organizado de documentos producidos y recibidos por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones, a lo largo de su historia, que han sido conservados para su utilización en la gestión administrativa, la información ciudadana, la proyección cultural y la investigación científica.

Por archivo municipal también se entienden las distintas instalaciones donde se reúnen, conservan, organizan y difunden esos fondos documentales.

El Archivo también sería un bien de dominio público en función de lo establecido en la normativa vigente sobre bienes de las corporaciones local, pues conserva y custodia el patrimonio documental municipal.

 

¿Para qué sirve el Archivo?

 

El Archivo Municipal, por tanto, es el servicio administrativo encargado de la reunión, conservación, organización y difusión de los documentos que custodia con tres objetivos fundamentales: 

  • Apoyar la gestión administrativa de la institución que ha producido esos documentos: el Ayuntamiento de Chozas de Canales
  • Servir a la defensa de los intereses legales de las personas administradas.
  • Servir como recurso de carácter científico, cultural y educativo.  

¿Qué servicios presta el Archivo?

 

Los servicios que presta el Archivo Municipal varían en función del sujeto con el que se relacione: el Ayuntamiento (servicios internos) o los ciudadanos (servicios externos).

 

1. Servicios al Ayuntamiento.

Los servicios que presta el Archivo Municipal a su Ayuntamiento se manifiestan principalmente en forma de consultas de información, préstamo de documentos y el ingreso de fracciones de series a través de transferencias periódicas y regladas.

  • Las consultas responden a una necesidad de información puntual e inmediata por parte de los servicios administrativos sin necesidad formalizar el préstamo del documento.
  • Los préstamos de documentos implican la salida de éstos de las instalaciones del Archivo a solicitud de las oficinas o de los miembros de la Corporación durante un tiempo determinado en cada caso. Requiere seguir el procedimiento reglado establecido al efecto y su materialización en la "hoja de préstamo de documentos".
  • La trasferencia de documentos es el procedimiento reglado por el cual los documentos ingresan de manera ordinaria en el Archivo. El procedimiento consiste en la entrega ordenada y relacionada por escrito de los documentos que se transfieren desde las oficinas productoras al Archivo Municipal. Y se materializa en la "hoja de remisión de documentos" o "relación de entrega", que implica el traspaso de la responsabilidad en la custodia y conservación de los documentos transferidos.

La prestación de estos servicios da lugar a los instrumentos de control del Archivo que serán, entre otros, el registro de préstamos y consultas de documentos a las oficinas y el registro de transferencias o entrada de documentos en el Archivo. La informatización de estos registros en bases de datos permite ofrecer algunas estadísticas del número, la frecuencia y el uso de los documentos por las oficinas productoras. Y también del volumen y la procedencia de los ingresos ordinarios de documentos en el Archivo. 

 

 INFORMACIÓN GRÁFICA DE PRÉSTAMOS Y CONSULTAS
 Información gráfica del número de préstamos y consultas de documentos por las oficinas.
 Información gráfica del volumen de préstamos por áreas de procedencia de los documentos.
 Información gráfica de las series documentales más consultadas por las oficinas productoras.  
 INFORMACIÓN GRÁFICA DE TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS
 Información gráfica de transferencias de documentos desde las oficinas al Archivo.
 Información gráfica de la procedencia de los documentos transferidos desde las oficinas.
 Información gráfica de las fracciones de series documentales transferidas desde las oficinas.

 

2. Servicios a los Ciudadanos

Como servicio administrativo especializado en la custodia y organización del patrimonio documental del Ayuntamiento, el principal servicio que presta el archivo a los ciudadanos es el de hacer accesible esa documentación de una forma ordenada, clara, sencilla y de manera que garantice la salvaguarda de sus derechos. Pero además:

  • El Archivo ofrece el servicio de consulta de la documentación a través de los instrumentos de descripción que estén disponibles (guías, inventarios, catálogos, etc.) y de su base de datos de documentación histórica.
  • Orientación para localizar fuentes documentales en éste y otros archivos.
  • La reproducción de documentos a través de los medios que estén disponibles siempre y cuando sus condiciones de conservación lo permitan y el volumen de peticiones no dificulte el normal funcionamiento del servicio. 
  • El uso de la sala de consulta, la Biblioteca y la Hemeroteca auxiliar y el equipo informático instalado en ella para acceder a sus respectivas bases de datos.
  • Finalmente, el archivo también difundirá el contenido de sus fondos documentales a través de distintas actividades de difusión.  
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